1. Beschlussfassung durch Mitglieder
Nach polnischem Recht verlangt der Beitritt einer Selbstverwaltungseinheit zu einem EVTZ eines Beschlusses des satzungsgebenden Organs (Art. 5 Abs. 1 UEuropUgrupWspTeryt). Der Beschluss ist mit absoluter Mehrheit zu treffen.
In Brandenburg wird ein Beschluss der Gemeindevertretung vorausgesetzt (§ 28 Abs. 2 Nr. 24 BbgKVerf)). Beschlüsse werden mit der Mehrheit der auf "Ja" lautenden Stimmen gefasst (§ 39 Abs. 2 S. 1 BbgKVerf).

2. Genehmigung durch den Mitgliedstaat
Anschließend ist eine Genehmigung der zuständigen Stelle des Mitgliedstaates einzuholen.
Nach polnischem Recht wird die Genehmigung durch den Außenminister nach Absprache mit Innenminister, Finanzminister und Minister für regionale Entwicklung innerhalb von 3 Monaten nach Zugang des Beschlusses erteilt (Art. 6 UEuropUgrupWspTeryt). Es ist aber davon auszugehen, dass das Verfahren langwierig sein kann und die 3-Monate-Frist eher nicht eingehalten wird.
In Brandenburg ist das Ministerium des Inneren eine für die Erteilung der Genehmigung zuständige Behörde (§ 1 Abs. 1 Nr. 2 BbgEVTZ-ZustV).
Die Genehmigung nach Art. 4 Abs. 3 EVTZ-VO ist zu erteilen (gebundene Entscheidung), wenn die Ablehnungsgründe nicht gegeben sind (vgl. Peine/Starke, LKV 2008, 404).

3. Übereinkunft (poln. konwencja)
Die Mitglieder vereinbaren einstimmig eine Übereinkunft, derer Inhalt in Art. 8 Abs. 2 EVTZ-VO bestimmt wird (mehr dazu: EVTZUebereinkunft).

4. Satzung (poln. statut)
Aufgrund der Übereinkunft ist anschließend die Satzung einstimmig zu beschließen. Die Satzung wiederholt die Bestimmungen der Übereinkunft sowie enthält andere in Art. 9 Abs. 2 EVTZ-VO genannte Bestimmungen (mehr dazu EVTZSatzung).

5. Eintragung ins Register
Nach der Veröffentlichung der Übereinkunft und der Satzung in "Monitor Polski B" ist die Eintragung ins EVTZ-Register notwendig. In polnisches Register werden nur die EVTZ eingetragen, die ihren satzungsmäßigen Sitz in Polen haben. Das Register wird vom Außenminister geführt (mehr dazu EVTZEintragung).